Wizerunek pracownika a RODO: zgoda, strona firmy, identyfikator i odejście z pracy
Czy pracodawca może publikować zdjęcia pracowników, co z identyfikatorem ze zdjęciem, imprezą firmową i zdjęciami po odejściu z pracy. Kodeks pracy, RODO i praktyczne rozwiązania.
Spis treści
Artykuł omawia przepisy w przystępnej formie i nie jest poradą prawną.
Krótka odpowiedź
Wizerunek pracownika to dana osobowa, której pracodawca nie może żądać z mocy Kodeksu pracy. Publikacja zdjęcia pracownika na stronie firmy, w mediach społecznościowych, w reklamie czy na identyfikatorze wymaga więc dobrowolnej zgody (art. 22¹a Kodeksu pracy i art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Odmowa nie może mieć żadnych negatywnych skutków, a zgodę można wycofać w każdej chwili.
- Gotowy wzór zgody pracownika do pobrania.
- Strona firmy, social media, identyfikator, impreza firmowa.
Wizerunek pracownika a RODO i Kodeks pracy
Art. 22¹ Kodeksu pracy wymienia dane, których pracodawca może żądać od pracownika: między innymi imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie i przebieg zatrudnienia. Wizerunku w tym katalogu nie ma. Przetwarzanie innych danych jest możliwe na podstawie zgody pracownika (art. 22¹a § 1), przy czym:
- zgoda musi być dobrowolna, a w relacji pracodawca i pracownik dobrowolność ocenia się szczególnie surowo,
- brak zgody albo jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania ani powodować negatywnych skutków (art. 22¹a § 2),
- zgoda powinna wskazywać konkretne cele i kanały, a nie „wykorzystanie wizerunku w dowolny sposób”,
- pracodawca jako administrator danych musi przekazać klauzulę informacyjną z art. 13 RODO.
Niezależnie od RODO obowiązuje art. 81 prawa autorskiego: rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej.
Wizerunek pracownika w typowych sytuacjach
| Sytuacja | Zgoda potrzebna? | Uwagi |
|---|---|---|
| Zdjęcie w zakładce „Zespół” na stronie firmy | Tak | Osobno zapytaj o publikację imienia, nazwiska i stanowiska |
| Zdjęcia i nagrania w mediach społecznościowych firmy | Tak | Wymień kanały w zgodzie, nie oznaczaj prywatnych profili bez pytania |
| Reklama, billboard, katalog | Tak, wyraźna | Rozważ osobną umowę z wynagrodzeniem |
| Identyfikator ze zdjęciem | Co do zasady tak | Chyba że obowiązek wynika z odrębnych przepisów |
| Intranet i komunikacja wewnętrzna | Tak | Krąg odbiorców jest mniejszy, ale to nadal przetwarzanie danych |
| Zdjęcia z imprezy integracyjnej na profilu firmy | Tak | Pracownicy bez zgody: zamazane twarze albo inne ujęcie |
| Monitoring wizyjny w zakładzie pracy | Nie | Podstawa w art. 22² Kodeksu pracy, ale tylko do celów bezpieczeństwa |
Jak zebrać zgodę pracownika na wykorzystanie wizerunku
- Osobny dokumentNie wpisuj zgody do umowy o pracę ani regulaminu. Przygotuj osobny formularz z kratkami przy każdym kanale.
- Konkretny cel i zakresStrona internetowa, media społecznościowe, materiały drukowane, intranet, identyfikator. Pracownik może zgodzić się na część z nich.
- Czas obowiązywaniaNajczęściej na czas zatrudnienia, z informacją, w jakim terminie zdjęcia zostaną usunięte po jego zakończeniu.
- Informacja o wycofaniuDo kogo i w jaki sposób pracownik może zgłosić wycofanie zgody.
- Klauzula RODOAdministrator, cel, podstawa, odbiorcy, okres przechowywania, prawa pracownika.
Kompletny dokument z klauzulą RODO, gotowy do pobrania w Wordzie, znajdziesz w artykule zgoda na publikację wizerunku: wzór.
Pracownik nie zgodził się na zdjęcie: co dalej
Odmowa nie może skutkować gorszym traktowaniem, ale nie oznacza, że pracownik musi zniknąć z życia firmy. Na zdjęciach grupowych z wydarzeń wystarczy zamazać jego twarz, a w zakładce „Zespół” zostawić imię i stanowisko bez zdjęcia albo z ikoną. To samo dotyczy osób, które wycofały zgodę: nie trzeba usuwać całego zdjęcia zespołu, można podmienić je na wersję z zamazaną twarzą.
Wizerunek pracownika po zakończeniu współpracy
- Zgoda na czas zatrudnienia wygasa razem z umową. Usuń zdjęcia z zakładki „Zespół”, ofert pracy i aktualnych materiałów reklamowych.
- Posty archiwalne, na przykład relacje z wydarzeń sprzed lat, zwykle mogą zostać, jeśli zgoda nie była ograniczona czasowo. Na prośbę byłego pracownika najprościej zamazać jego twarz.
- Materiały drukowane wydane przed odejściem nie muszą być wycofywane, ale nie drukuj nowych nakładów ze zdjęciem byłego pracownika.
Monitoring w pracy a wizerunek pracownika
Monitoring wizyjny nie wymaga zgody pracowników, ale ma ściśle określone cele: bezpieczeństwo, ochrona mienia, kontrola produkcji albo tajemnica przedsiębiorstwa (art. 22² Kodeksu pracy). Nagrania wolno przechowywać najwyżej 3 miesiące i nie można ich wykorzystywać do promocji ani publikować. Więcej w artykule publikacja wizerunku z monitoringu, a o zdjęciach z imprez firmowych w tekście RODO a zdjęcia.
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca może publikować zdjęcia pracowników bez ich zgody?
Co do zasady nie. Wizerunek nie należy do danych, których pracodawca może żądać na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy, więc publikacja zdjęcia pracownika na stronie, w mediach społecznościowych czy w reklamie wymaga jego zgody. Wyjątkiem są sytuacje, w których pokazywanie wizerunku jest częścią obowiązków wynikających z umowy, na przykład u prezentera czy modela.
Czy pracownik może odmówić zgody na publikację wizerunku?
Tak. Zgoda musi być dobrowolna, a jej brak albo wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania ani powodować żadnych negatywnych skutków (art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może uzależniać od niej zatrudnienia, premii ani awansu.
Czy zdjęcie na identyfikatorze wymaga zgody pracownika?
Co do zasady tak, bo wizerunek nie jest daną, której pracodawca może żądać z mocy Kodeksu pracy. Wyjątkiem są sytuacje, w których obowiązek noszenia identyfikatora ze zdjęciem wynika z odrębnych przepisów. Bez zgody pracodawca może wydać identyfikator z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem, ale bez zdjęcia.
Co ze zdjęciami pracownika po rozwiązaniu umowy?
Jeśli zgoda była udzielona na czas zatrudnienia albo pracownik ją wycofał, zdjęcia trzeba usunąć ze strony, zakładki „Zespół” i aktualnych materiałów. Opublikowanych wcześniej postów archiwalnych, na przykład relacji z wydarzeń, zwykle nie trzeba kasować, chyba że były pracownik o to poprosi; wtedy wystarczy często zamazać jego twarz.