Zgoda na publikację wizerunku: wzory dla dorosłego, dziecka i pracownika
Trzy gotowe wzory w Wordzie do pobrania i skopiowania, razem z klauzulą RODO. Do tego co musi zawierać zgoda, kto podpisuje ją za dziecko, czy wystarczy mail i co zrobić, gdy ktoś zgodę wycofa.
Spis treści
- Co musi zawierać zgoda na publikację wizerunku
- Wzór 1: zgoda na publikację wizerunku osoby pełnoletniej
- Wzór 2: zgoda rodzica na publikację wizerunku dziecka
- Wzór 3: zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku
- Klauzula informacyjna RODO: kiedy jest potrzebna
- Czy zgoda musi być na piśmie? Mail, formularz, zgoda ustna
- Wycofanie zgody na publikację wizerunku: co wtedy
- Kiedy zgoda nie jest potrzebna
- Najczęstsze pytania
Wzory i opis przepisów mają charakter informacyjny i nie są poradą prawną. Przy umowach z modelami, kampaniach reklamowych i sporach skonsultuj treść zgody z prawnikiem.
Krótka odpowiedź
Zgoda na publikację wizerunku to oświadczenie osoby na zdjęciu, a w przypadku dziecka jego rodzica, że pozwala rozpowszechniać swój wizerunek w określonym celu i miejscach. Wymaga jej art. 81 ust. 1 prawa autorskiego. Przepisy nie narzucają formy, ale to publikujący musi zgodę udowodnić, więc najlepiej mieć ją na piśmie albo mailem.
- Wzory do pobrania w Wordzie: osoba dorosła, dziecko, pracownik, każdy z klauzulą RODO.
- Zasady: co musi zawierać zgoda, czy wystarczy mail, wycofanie zgody.
Co musi zawierać zgoda na publikację wizerunku
Dobra zgoda odpowiada na pytania: kto, komu, co, gdzie, po co i na jak długo. Im dokładniej je opiszesz, tym mniejsze ryzyko sporu.
- Kto się zgadzaImię i nazwisko osoby na zdjęciu, a przy dziecku także rodzica lub opiekuna prawnego, który podpisuje zgodę.
- KomuNazwa firmy, szkoły, przedszkola, klubu albo imię i nazwisko osoby, która będzie publikować zdjęcia.
- Jakich materiałów dotyczyZdjęcia, nagrania, konkretna sesja albo wydarzenie z datą i miejscem, albo cykl wydarzeń w określonym czasie.
- Gdzie zdjęcia się pojawiąKażdy kanał osobno: strona internetowa, Facebook, Instagram, materiały drukowane, prasa. Osobne kratki pozwalają zgodzić się na jedno i odmówić drugiego.
- W jakim celuRelacja z wydarzenia, prezentacja zespołu, promocja działalności, reklama. Cel wyznacza granice zgody.
- Z imieniem i nazwiskiem czy bezPodpis pod zdjęciem to dodatkowa informacja o osobie, warto zapytać o nią osobno.
- Na jak długo i czy odpłatnieBezterminowo, do określonej daty, na czas zatrudnienia. Do tego informacja, że zgoda jest nieodpłatna albo za wynagrodzeniem.
- Jak ją wycofaćAdres mailowy albo korespondencyjny, na który można wysłać wycofanie.
- Klauzula informacyjnaFirma, instytucja albo organizacja musi dodatkowo poinformować o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 13 RODO.
- Data i podpisPrzy zgodzie mailowej albo elektronicznej zachowaj wiadomość albo zapis z formularza.
Zgoda „na wszystko” to słaba zgoda. Sądy oceniają zakres zgody ściśle i na korzyść osoby na zdjęciu. Formułka o „wykorzystaniu wizerunku w dowolnym celu i każdym medium” może nie obronić się w sporze, a do tego zniechęca do podpisania. Wymień konkretne kanały i cele.
Wzór 1: zgoda na publikację wizerunku osoby pełnoletniej
Uniwersalny wzór na wydarzenia, sesje zdjęciowe, warsztaty, konferencje i nagrania. Pasuje dla fotografa, organizatora imprezy, firmy i fundacji.
ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU
Ja, niżej podpisany(a) ……………………………… (imię i nazwisko), wyrażam zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie mojego wizerunku utrwalonego na zdjęciach i nagraniach wykonanych przez ……………………………… (nazwa i adres, dalej: Administrator) podczas ……………………………… (wydarzenie lub sesja, data i miejsce).
Zgoda obejmuje publikację w następujących miejscach (zaznacz):
- ☐ strona internetowa ………………
- ☐ profile Administratora w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, TikTok)
- ☐ materiały drukowane (ulotki, plakaty, foldery)
- ☐ inne: ………………
Cel publikacji: ……………………………… (na przykład relacja z wydarzenia, promocja działalności Administratora).
Wizerunek może być publikowany razem z imieniem i nazwiskiem: ☐ tak ☐ nie
Zgoda jest dobrowolna, nieograniczona terytorialnie i udzielona na czas ……………… (bezterminowo albo do dnia). Mogę ją w każdej chwili wycofać, pisząc na adres ………………………………. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem publikacji dokonanych przed jej wycofaniem; po wycofaniu Administrator usunie materiały z kanałów, którymi zarządza.
Zgoda dotyczy rozpowszechniania wizerunku w rozumieniu art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Oświadczam, że zapoznałem(am) się z klauzulą informacyjną.
Przy sesji, za którą osoba dostaje wynagrodzenie, zgoda nie jest formalnie wymagana (art. 81 ust. 1 zdanie drugie prawa autorskiego), chyba że model zastrzegł inaczej. Warto jednak i tak spisać umowę z polami eksploatacji i kanałami publikacji, bo zapłata za pozowanie nie przesądza, gdzie zdjęcia mogą się pojawić.
Wzór 2: zgoda rodzica na publikację wizerunku dziecka
Dla przedszkoli, szkół, klubów sportowych, szkół tańca, organizatorów kolonii i półkolonii. Zgodę podpisuje rodzic albo opiekun prawny dziecka.
ZGODA RODZICA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU DZIECKA
Ja, niżej podpisany(a) ……………………………… (imię i nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego), jako przedstawiciel ustawowy dziecka ……………………………… (imię i nazwisko dziecka, grupa lub klasa), wyrażam zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie wizerunku mojego dziecka utrwalonego na zdjęciach i nagraniach wykonanych przez ……………………………… (nazwa placówki, klubu lub organizatora, dalej: Administrator) podczas zajęć, uroczystości, wycieczek i konkursów organizowanych w okresie ……………… (na przykład rok szkolny 2026/2027).
Zgoda obejmuje publikację (zaznacz):
- ☐ na stronie internetowej Administratora ………………
- ☐ na profilach Administratora w mediach społecznościowych ………………
- ☐ w materiałach drukowanych i na tablicach w budynku
- ☐ w lokalnych mediach relacjonujących wydarzenia Administratora
Przy zdjęciu może być podane imię dziecka: ☐ tak ☐ nie (nazwisko dziecka nie jest publikowane).
Administrator zobowiązuje się nie publikować zdjęć, które mogłyby naruszać godność dziecka, i nie oznaczać dziecka w serwisach społecznościowych.
Zgoda jest dobrowolna i ważna do ………………. Mogę ją w każdej chwili wycofać, pisząc na adres ………………………………. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem publikacji dokonanych przed jej wycofaniem.
Podstawa: art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Oświadczam, że zapoznałem(am) się z klauzulą informacyjną.
- Jeden czy dwoje rodziców? Placówki zwykle przyjmują podpis jednego rodzica. Gdy rodzice żyją osobno albo wiesz o konflikcie, poproś o podpis obojga, bo publikacja wizerunku dziecka bywa uznawana za istotną sprawę, o której decydują wspólnie (art. 97 § 2 KRO).
- Dziecko powyżej 13 lat. Dobrą praktyką jest podpis dziecka obok podpisu rodzica. Rodzice powinni też wysłuchać zdania dziecka, jeśli pozwala na to jego dojrzałość (art. 95 § 4 KRO).
- Brak zgody jednego rodzica. Nie wykluczaj dziecka z udziału w zdjęciach grupowych. Wystarczy zamazać jego twarz przed publikacją, co zajmuje kilka sekund.
Więcej o zasadach publikowania zdjęć dzieci przeczytasz w poradnikach jak zakryć twarz dziecka na zdjęciu i wizerunek dziecka w przedszkolu i szkole.
Wzór 3: zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku
Wizerunek nie należy do danych, których pracodawca może żądać od pracownika na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy. Zdjęcie na stronie firmy, w mediach społecznościowych czy w materiałach reklamowych wymaga więc zgody, a jej brak nie może mieć dla pracownika żadnych negatywnych skutków (art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy).
ZGODA PRACOWNIKA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU
Ja, niżej podpisany(a) ……………………………… (imię i nazwisko, stanowisko), wyrażam zgodę na przetwarzanie i nieodpłatne rozpowszechnianie mojego wizerunku przez ……………………………… (nazwa pracodawcy, dalej: Pracodawca) w celu ……………………………… (na przykład prezentacji zespołu, promocji firmy, komunikacji wewnętrznej), w zakresie (zaznacz):
- ☐ zdjęcie na stronie internetowej Pracodawcy (zespół, kontakt)
- ☐ zdjęcia i nagrania w mediach społecznościowych Pracodawcy
- ☐ materiały marketingowe i drukowane
- ☐ intranet i komunikacja wewnętrzna
- ☐ identyfikator służbowy ze zdjęciem
Wizerunek może być publikowany razem z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem: ☐ tak ☐ nie
Przyjmuję do wiadomości, że zgoda jest dobrowolna, a jej brak lub wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania ani powodować wobec mnie negatywnych skutków (art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy). Zgodę mogę wycofać w każdej chwili, składając oświadczenie w dziale kadr lub na adres ………………………………. Po wycofaniu zgody albo po ustaniu zatrudnienia Pracodawca usunie mój wizerunek z kanałów, którymi zarządza, w ciągu ……………… dni.
Podstawa: art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 22¹a Kodeksu pracy, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Oświadczam, że zapoznałem(am) się z klauzulą informacyjną.
- Zgoda nie może być warunkiem zatrudnienia. Nie wpisuj jej do umowy o pracę ani regulaminu. Zbieraj na osobnym dokumencie z kratkami do zaznaczenia.
- Monitoring to co innego. Nagrania z monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy mają własną podstawę w art. 22² Kodeksu pracy i nie wymagają zgody, ale nie wolno ich wykorzystywać do promocji.
- Po odejściu pracownika usuń jego zdjęcia z zakładki „Zespół” i z aktualnych materiałów. Zgoda udzielona na czas zatrudnienia wygasa razem z nim.
Pełne zasady, w tym identyfikator ze zdjęciem i imprezy firmowe, opisujemy w artykule wizerunek pracownika a RODO.
Klauzula informacyjna RODO: kiedy jest potrzebna
Gdy zdjęcia publikuje firma, szkoła, przedszkole, urząd albo organizacja, wizerunek jest daną osobową, a publikujący jest administratorem danych. Musi wtedy przekazać osobie na zdjęciu informacje z art. 13 RODO. Prywatna osoba publikująca zdjęcia na własnym profilu w celach towarzyskich nie podlega RODO (art. 2 ust. 2 lit. c), ale zgoda z art. 81 prawa autorskiego obowiązuje ją tak samo.
KLAUZULA INFORMACYJNA (art. 13 RODO)
1. Administratorem danych osobowych, w tym wizerunku, jest ……………………………… (nazwa, adres, e-mail).
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych: ……………… (jeśli został wyznaczony).
3. Dane są przetwarzane w celu publikacji wizerunku w miejscach wskazanych w zgodzie, na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Odbiorcami danych mogą być osoby odwiedzające wskazane kanały, dostawcy usług informatycznych oraz operatorzy serwisów społecznościowych, w których publikowane są materiały. Przy publikacji w tych serwisach dane mogą trafić do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego na zasadach ustalonych przez ich operatorów.
5. Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody albo do końca okresu, na który zgoda została udzielona.
6. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
7. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Brak zgody oznacza jedynie, że wizerunek nie będzie publikowany.
9. Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
Klauzula jest już dołączona na drugiej stronie każdego pliku DOCX powyżej.
Czy zgoda musi być na piśmie? Mail, formularz, zgoda ustna
| Forma | Ważna? | Jak z dowodem |
|---|---|---|
| Papier z podpisem | Tak | Najmocniejszy dowód, przechowuj oryginał |
| Skan albo zdjęcie podpisanej zgody | Tak | Dobry dowód, zachowaj plik i wiadomość, w której przyszedł |
| Mail albo wiadomość w komunikatorze | Tak | Dobry, jeśli treść wskazuje kanały i cel, a nie tylko „OK” |
| Kratka w formularzu online | Tak | Zapisuj datę, treść zgody i dane osoby |
| Zgoda ustna | Tak | Trudna do udowodnienia, najlepiej potwierdź ją mailem |
| Zgoda dorozumiana (osoba pozuje do zdjęcia) | Czasem | Ryzykowna: obejmuje zwykle tylko to, czego osoba mogła się spodziewać |
Wycofanie zgody na publikację wizerunku: co wtedy
Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez podawania powodu (art. 7 ust. 3 RODO). Wycofanie działa na przyszłość:
- publikacje sprzed wycofania nie stają się bezprawne,
- zdjęcia trzeba usunąć ze strony internetowej, profili w mediach społecznościowych i innych kanałów, którymi zarządzasz,
- wydrukowanych już ulotek, gazetek i plakatów nie trzeba wycofywać z obiegu, ale nie można drukować nowych,
- przy zgodzie udzielonej za wynagrodzeniem albo w umowie jej odwołanie może rodzić rozliczenia, dlatego takie sytuacje warto opisać w umowie.
Jeśli nie chcesz usuwać całego zdjęcia, na przykład grupowego z ważnego wydarzenia, wystarczy zamazać twarz osoby, która wycofała zgodę, i podmienić plik.
Kiedy zgoda nie jest potrzebna
Art. 81 ust. 2 prawa autorskiego przewiduje dwa wyjątki: osoby powszechnie znane, sfotografowane w związku z pełnieniem funkcji publicznych, oraz osoby, które są jedynie szczegółem całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz albo publiczna impreza. Trzecim przypadkiem jest zapłata za pozowanie. Przykłady, granice wyjątków i kary za ich przekroczenie opisaliśmy w artykule publikacja wizerunku bez zgody.
Najczęstsze pytania
Czy zgoda na publikację wizerunku musi być na piśmie?
Nie. Przepisy nie wymagają żadnej szczególnej formy: zgoda może być ustna, mailowa, w formularzu internetowym, a nawet dorozumiana. To jednak publikujący musi udowodnić, że ją dostał, a firmy i instytucje muszą to wykazać także na gruncie RODO. Dlatego w praktyce zbiera się ją na piśmie albo mailem.
Czy wystarczy zgoda jednego rodzica na publikację wizerunku dziecka?
W codziennych sprawach, takich jak zdjęcia z przedszkolnej uroczystości, placówki zwykle przyjmują podpis jednego rodzica. Publikacja wizerunku dziecka bywa jednak uznawana za istotną sprawę dziecka, o której rodzice decydują wspólnie (art. 97 § 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego). Jeśli drugi rodzic się sprzeciwia, zdjęcia nie należy publikować, a spór może rozstrzygnąć sąd opiekuńczy.
Od jakiego wieku dziecko samo zgadza się na publikację swojego wizerunku?
O wizerunku małoletniego decydują rodzice albo opiekunowie prawni aż do osiemnastych urodzin. Dziecko, które ukończyło 13 lat, ma ograniczoną zdolność do czynności prawnych, dlatego dobrą praktyką jest zbieranie wtedy podpisu rodzica i dziecka. Rodzice powinni też wysłuchać dziecka, jeśli pozwala na to jego dojrzałość (art. 95 § 4 KRO).
Na jak długo udziela się zgody na publikację wizerunku?
Na czas wskazany w zgodzie: bezterminowo, do określonej daty albo na czas trwania wydarzenia, roku szkolnego czy zatrudnienia. Niezależnie od tego zgodę można wycofać w każdej chwili, a publikujący powinien wtedy usunąć zdjęcia z kanałów, którymi zarządza.
Czy można wycofać zgodę na publikację wizerunku?
Tak, w każdej chwili i bez podawania powodu (art. 7 ust. 3 RODO). Wycofanie działa na przyszłość: nie czyni bezprawną publikacji sprzed wycofania, ale zdjęcia trzeba usunąć ze strony i z mediów społecznościowych. Wydrukowanych wcześniej ulotek czy gazetek nie trzeba ściągać z obiegu.
Czy zgoda na publikację wizerunku obejmuje reklamę?
Tylko jeśli wprost to przewiduje. Zakres zgody ocenia się ściśle: zgoda na zdjęcie w relacji z wydarzenia na stronie internetowej nie obejmuje automatycznie billboardu, płatnej kampanii w sieci ani sprzedaży zdjęcia innym firmom. Do celów reklamowych opisz w zgodzie konkretne kanały i formy.